Kod szkolenia, przeznaczenie i czas trwania

Szkolenie, kurs IBM Notes dla Asystenetk (poczta elektroniczna)

Szkolenie "Lotus Notes 8.5 dla Asystentek" jest przeznaczone dla osób, które aktywnie korzystają z kalendarza, zadań do wykonania w programie Lotus Notes 8.5. Zwykle są to także osoby, które wszystkie ww. czynności wykonują w swojej (także "cudzej") skrzynce pocztowej.


Administracja IBM Domino 9, Administering IBM Domino 9

Przeznaczenie: dla Asystentek Managerów, aktywnie pracujących ze swoją oraz "cudzą" skrzynką pocztową.

Czas trwania: 1 dzień.


Cel szkolenia

Po ukończeniu szkolenia uczestnik powienien:

  • Umieć zarządzać własną skrzynką pocztową, kalendarzem oraz listą czynności do wykonania.
  • Umieć zarządzać "cudzą" skrzynką pocztową, kalendarzem oraz listą czynności do wykonania.


Program szkolenia

Wprowadzenie do szkolenia:

  • Zawartość kursu (omówienie kursu).
  • Otwieranie programu Lotus Notes, logowanie do systemu (user.id, hasło).
  • Krótkie omówienie okna, a w szczególności zakładek, strony startowej.

Poczta elektroniczna – podsumowanie możliwości:

  • Wysyłanie wiadomości pocztowej (z załącznikiem) – zapisanie w folderze Wysłane.
  • Wysłanie wiadomości pocztowej z opcjami dostarczenia jej (opcje dostarczenia wiadomości pocztowych, potwierdzenie przeczytania, ważność wysłanej wiadomości).
  • Odpowiadanie na listy (zaawansowane odpowiedzi) – opcje dostarczenia wiadomości pocztowych (szyfrowanie i podpisy cyfrowe).
  • Podpis cyfrowy, szyfrowanie vs. podpis w treści wiadomości pocztowej (różnice). Definiowanie treści podpisu tekstowego.
  • Ustawienia skrzynki pocztowej (podpis tekstowy, kolorowanie wiadomości od różnych osób).
  • Otrzymywanie załączników i zarządzanie nimi (otwieranie, edycja, usuwanie). Zwrócenie uwagi na nazwy w załącznikach.
  • Zarządzanie listami w widokach: sortowanie, zmiana kolejności kolumn, tworzenie własnych widoków (opcjonalnie, do zastanowienia). Pokaż nie przeczytane – rola w widoku.
  • Zarządzanie listami (tworzenie folderów, przenoszenie listów, usuwanie wiadomości pocztowych). Opróżnianie kosza.
  • Zarządzanie listami za pomocą reguł pocztowych (tworzenie reguł pocztowych, kolejność wykonywania reguł, usuwanie reguł).

Poczta elektroniczna - praca z cudzą skrzynką pocztową:

  • Delegowanie dostępu do skrzynki pocztowej (przegląd dostępnych opcji).
  • Otwieranie „cudzej” skrzynki pocztowej, definiowanie skrótów do skrzynki pocztowej.
  • Tworzenie i wysyłanie wiadomości pocztowych („mechanizm” działania).
  • Przesyłanie wiadomości pocztowych do innych osób („mechanizm” działania).
  • Zarządzanie dokumentami (foldery, usuwanie dokumentów) – możliwości związane z przydzielonymi prawami do skrzynki pocztowej.

Nieobecność w biurze (Out Of Office):

  • Definiowanie czasu „nieobecności”.
  • Wiadomość na czas nieobecności oraz „wiadomość specjalna”.
  • Wyjątki na czas nieobecności.

Kalendarz programu Lotus Notes:

  • Harmonogram pracy użytkownika (definiowanie).
  • Spotkanie z klientem (nowy termin w kalendarzu).
  • Wizyta u dentysty (opcja Oznacz jako prywatne).
  • Urlop pracownika (nowe zdarzenie całodniowe).
  • Omówienie projektu lub wyników finansowych (nowe zaplanowane spotkanie). Rezerwacja zasobów (utworzenie kilku wpisów w kalendarzu).
  • Nowe zaplanowanie spotkanie bez możliwości odpowiedzi na nie (opcje dostarczenia).
  • Możliwości uczestnika spotkania (zgoda, odrzucenie spotkania). Akceptacja spotkania.
  • Możliwości uczestnika spotkania (zgoda, odrzucenie spotkania). Odrzucenie spotkania.
  • Możliwości uczestnika spotkania (zgoda, odrzucenie spotkania). Propozycja innego terminu.
  • Możliwości właściciela spotkania (anulowanie, potwierdzenie spotkania). Anulowanie spotkania.
  • Możliwości właściciela spotkania (anulowanie, potwierdzenie spotkania). Potwierdzenie spotkania.
  • Możliwości właściciela spotkania (anulowanie, potwierdzenie spotkania). Wyświetlanie raportu o spotkaniu.
  • Drukowanie kalendarza.

Kalendarz programu Lotus Notes – praca z „cudzym” kalendarzem:

  • Definiowanie dostępu do kalendarza przez użytkownika (różne prawa delegacji).
  • Spotkanie z klientem (nowy termin w kalendarzu).
  • Urlop pracownika (nowe zdarzenie całodniowe).
  • Omówienie projektu lub wyników finansowych (nowe zaplanowane spotkanie). Mechanizm działania.
  • Nowe zaplanowanie spotkanie bez możliwości odpowiedzi na nie (opcje dostarczenia).
  • Możliwości uczestnika spotkania (zgoda, odrzucenie spotkania). Akceptacja spotkania.
  • Możliwości właściciela spotkania (anulowanie, potwierdzenie spotkania, raport).
  • Możliwości edycji istniejących spotkań.

Lista czynności do wykonania (cudza, własna):

  • Tworzenie nowych wpisów w liście czynności do wykonania.
  • Tworzenie nowych wpisów na podstawie przychodzących wiadomości pocztowych.
  • Przydzielanie zadań innym osobom.
  • Zarządzanie przydzielonymi zadaniami.

Zaawansowane tematy:

  • Zarządzanie dokumentami – wyszukiwanie informacji (wyszukiwanie proste, indeks pełnotekstowy).
  • Zarządzanie dokumentami – możliwości związane z archiwizacją dokumentów.
  • Zmiana hasła dostępu do pliku ID użytkownika.
  • Blokowanie dostępu do stacji roboczej (np. po 15 minutach).
  • Wyjaśnienie opcji „Zaufaj podpisującemu i wykonaj tę czynność” – bezpieczeństwo, podpisy cyfrowe w dokumentach.


Materiały szkoleniowe

Słuchacze otrzymują materiały szkoleniowe w języku polskim, do których jest dołączona płyta CD/DVD z filmami demonstracyjnymi.